O ano de 2022 foi de modernização para a Defensoria Pública do Estado da Bahia – DPE/BA, que avançou na área de tecnologia e afirmou seu compromisso de cumprir a legislação sobre a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD. No dia 4 de abril, a instituição implantou seu próprio SEI, garantindo mais autonomia na gestão dos processos administrativos e a prestação de suporte direto a defensores(as), servidores(as), funcionários(as) e fornecedores(as).

A implantação do SEI gerou economia para a instituição; redução de gastos em papel; preservação do meio ambiente; além de agilidade nos trâmites processuais e mais transparência e acesso à informação.

“A gente usava o SEI vinculado ao estado e começou a usar o SEI da Defensoria. Com isso, hoje a gente consegue ter nossa própria base de dados, colocamos os processos como restrito, sigiloso, conseguimos cadastrar novas unidades, além de ter um controle maior. Foi um projeto nacional capitaneado pelo Conselho Nacional das Defensorias (Condege). Partimos na frente com a tecnologia mais nova, com novas funcionalidades, e um sistema mais novo e mais seguro”, comentou Thales Almeida, Coordenador de Modernização e Informática da DPE/BA.

Cartilha LGPD

A DPE/BA obteve mais avanços em 2022 para proteger todos os dados pessoais que armazena em seus sistemas, conforme determina a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD). No dia 31 de maio, a Instituição lançou a cartilha “Proteção dos dados pela LGPD”, através de uma linguagem fácil e acessível, com a explicação e os conceitos e termos trazidos por esta legislação.

Elaborada pelos encarregados pelo Tratamento de Dados Pessoais da DPE/BA, os defensores públicos Gil Braga de Castro Silva e Pedro Paulo Casali Bahia, com o apoio da analista Andreza Gonçalves Carvalho, a cartilha trouxe em suas 28 páginas todos os detalhes sobre o que é a LGPD, a diferença entre dado pessoal e dado pessoal sensível, como os dados são coletados e tratados, o sigilo, o consentimento e os direitos dos titulares dos dados, as informações sobre crianças e adolescentes, a responsabilidade, a segurança e as penalidades em caso de infrações e vazamento de informações.

“Armazenamos, em nossos sistemas, os dados pessoais dos(as) usuários(as) dos nossos serviços, defensores(as) públicos(as), servidores(as) e estagiários(as) e, além disso, temos relação com fornecedores e terceiros. Por isso, a nossa ideia foi mostrar o compromisso assumido pela Defensoria Pública da Bahia em proteger estes dados”, explicou o encarregado Gil Braga, que também coordena a área Não-Penal do Núcleo de Integração da Defensoria.

Para o também encarregado Pedro Casali, este foi mais um passo que a DPE/BA deu para se adequar à LGPD. “No site da Defensoria tem um menu, Proteção de Dados, que reúne todas as informações e documentos sobre a nossa responsabilidade em garantir a privacidade e a proteção contra vazamentos. Com esta cartilha, reforçamos, ainda mais, o nosso papel em relação à educação em direitos”, acrescentou Pedro Casali, que também coordena a Especializada Criminal e de Execução Penal da DPE/BA.

Automatização através de robô 

Sempre de olho nos avanços da tecnologia e em busca de soluções para otimizar o seu trabalho, a Defensoria contou com um importante reforço: o bot, um robô que realiza, de forma totalmente automatizada, a distribuição processual das intimações referentes às ações ajuizadas pela Instituição. A ferramenta foi criada pela Coordenação de Modernização e Informática – CMO, através da equipe de Desenvolvimento e Análise de Dados, com o acompanhamento do Núcleo de Integração.

“Conseguimos identificar uma rotina que apresentava possibilidade de ser automatizada e, a partir daí, implementamos a solução através de um código. O bot consegue fazer o mesmo passo a passo que, até então, era feito por um humano: entrar no sistema, digitar usuário e senha, navegar pelas áreas necessárias e distribuir as intimações para as respectivas unidades. A Defensoria da Bahia ganhou, e muito, com essa agilidade”, garantiu o cientista de dados da Instituição, Clóvis Monteiro da Silva Filho.

Com uma estação de trabalho sinalizada com o recado “Bot rodando”, o robô tem lugar reservado na CMO e só precisa de interferência humana para supervisionar se o trabalho está sendo executado de forma correta.

Nova versão do aplicativo de agendamento da Defensoria com uso de IA

O novo aplicativo de agendamento da Defensoria foi totalmente remodelado e ganhou um novo layout que tornou o uso mais intuitivo. Além disso, as pessoas que utilizam o aplicativo da Defensoria Pública da Bahia (DPE/BA) para acessar os serviços da instituição tiveram ainda mais facilidade para fazer os agendamentos.

Depois de relatar textualmente o motivo da busca por atendimento, é possível pedir a análise do relato e uma inteligência artificial indica qual área de atuação da Defensoria a demanda será destinada. Essa automatização diminuiu o tempo de espera para atendimento.

A inteligência artificial já era usada na Ferramenta de Agendamento Online que está disponível no aplicativo para o mesmo fim desde agosto de 2022. Com isso, a DPE/BA resolveu um entrave relacionado ao acesso dos serviços da instituição que diz respeito à autonomia dos(as) assistidos(as) em determinar a qual área jurídica ou serviço atende às suas necessidades.

O coordenador da CMO, Thales Almeida, destaca que além da automatização de tarefas, o uso da inteligência artificial possibilita que sejam feitas previsões ligadas ao uso das ferramentas. “A inteligência artificial tem uma infinidade de aplicações, mas o Judiciário tem aplicado, sobretudo para automatização de tarefas”, assinalou.

A nova versão do software passou por uma completa remodelagem e agora conta uma linguagem de programação mais atual e informações mais acessíveis aos assistidos. Além disso, foram incluídos botões de acesso aos canais de registro e acompanhamento de manifestações da Ouvidoria.

“Temos algumas perspectivas de implementação para 2023, no qual, após essa leitura do relato, a triagem colocará alguns dados e o próprio algoritmo já prevê qual é o tipo de atendimento. Tem muita coisa para a gente fazer com inteligência artificial. Já estamos usando também para fazer predição de novas comarcas que vão abrir de acordo com os dados existentes, em que um algoritmo possa prever qual a quantidade de atendentes e a estrutura necessária para que essa nova unidade possa funcionar. Um exemplo é o da cidade de Poções. Nesta unidade, o algoritmo é capaz de me dizer que ela possui uma característica igual à de Jequié e então é possível usar mais ou menos essa estrutura”, comentou Thales.

Para além disso, de acordo com o coordenador do CMO, já existem alguns projetos mapeados, principalmente de Inteligência Artificial, de expansão do Sistema Integrado de Gestão de Atendimento da Defensoria – SIGAD com o PJE, para que os defensores consigam receber os expedientes através dessa integração, sendo feito o peticionamento através do próprio sistema integrado com o relatório da corregedoria.

“Houve a criação do Observatório de Dados no qual é possível entender os dados da Defensoria e, a partir disso, fazer com que a administração distribua melhor as tarefas, entendendo qual é a área que mais demanda, o número e o tipo de atendimento que a Defensoria mais atua, além do perfil de assistido. Sempre buscamos melhorar para prover o melhor trabalho para os defensores e facilitar a vida dos assistidos”, afirmou Thales.