PORTARIA Nº 778/2019, DE 02 DE AGOSTO DE 2019.

Dispõe sobre a finalidade, estrutura e procedimentos da Coordenadoria de Controle Interno da Defensoria Pública do Estado da Bahia. O DEFENSOR PÚBLICO GERAL DO ESTADO DA BAHIA, no uso de suas atribuições conferidas pelo art. 32 da Lei Complementar Estadual nº 26/2006, com as alterações da Lei Complementar Estadual nº 46/2018 (Lei Orgânica da Defensoria Pública do Estado da Bahia),CONSIDERANDO o artigo 74 da Constituição Federal e o artigo 89 da Constituição Estadual que impõe aos Poderes manter de forma integrada Sistema de Controle Interno; CONSIDERANDO a necessidade de regulamentação dos artigos 1º e 2º da Lei Complementar nº 46/2018, que acrescentaram o inciso V do artigo 13º e artigo 80-A à Lei Complementar nº 26/2006, os quais dispõem sobre a Coordenadoria de Controle Interno da Defensoria Pública do Estado da Bahia. CONSIDERANDO que a Unidade de Controle Interno é responsável pela avaliação e acompanhamento do Sistema de Controle Interno; CONSIDERANDO a necessidade de uniformização dos procedimentos de inspeção e auditoria, visando assegurar a conformidade dos relatórios financeiros, a aderência às leis e aos regulamentos aplicáveis e o alcance da eficiência e a eficácia na execução das atividades operacionais da Defensoria Pública do Estado da Bahia, resolve:
CAPITULO I DA INSTITUIÇÃO DA COORDENADORIA DE CONTROLE INTERNO
Art. 1º Esta Portaria estabelece normas gerais de procedimentos para a Coordenadoria de Controle Interno da Defensoria Pública da Bahia, instituída pela Lei Complementar nº 46/2018, vinculada ao Defensor Público-Geral e que tem por objetivo assistir, direta e imediatamente a Defensoria Pública Geral no desempenho de suas atribuições quanto aos assuntos e providências atinentes à defesa do patrimônio da instituição, ao controle interno, à auditoria e à transparência na gestão pública.
§ 1º controle interno é um processo efetuado pela administração e por todo o corpo funcional, integrado ao processo de gestão em todas as áreas e todos os níveis de órgãos e entidades públicos, estruturados para enfrentar riscos e fornecer razoável segurança de que, na consecução da missão, dos objetivos e das metas institucionais, os princípios constitucionais da administração pública serão obedecidos.
§ 2º A auditoria compreende exames, análises, avaliações, levantamentos e comprovações, para a avaliação da integridade, adequação e economicidade dos processos, com vistas a assistir a administração da entidade no cumprimento de seus objetivos, por meio de recomendações de soluções para as não-conformidade apontadas nos relatórios.
CAPITULO II DAS FINALIDADES E ATIVIDADES PRECÍPUAS DA COORDENADORIA DE CONTROLE INTERNO
Art. 2º A Coordenadoria de Controle Interno tem a finalidade de:
I – avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual e a execução dos programas estabelecidos e do orçamento da Instituição;
II – comprovar a legalidade e avaliar os resultados da gestão orçamentária, financeira e patrimonial;
III – apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional
§ 1º A avaliação do cumprimento das metas do plano plurianual visa verificar a conformidade da sua execução.
§ 2º A avaliação da execução dos programas visa verificar o nível de execução das metas, o alcance dos objetivos e a adequação do gerenciamento.
§ 3º A avaliação da execução do orçamento visa verificar a conformidade da execução com os limites e as destinações estabelecidas na legislação pertinente.
§ 4º A instituição da Coordenadoria de Controle Interno não exime os gestores e ordenadores das despesas de todas as áreas da Defensoria Pública da responsabilidade individual de controle no exercício das suas funções, nos limites de suas competências.
Art. 3º O controle interno será realizado nas seguintes modalidades:
I – controle preventivo, efetuado com a finalidade de evitar a ocorrência de erros, desperdícios ou irregularidades na gestão administrativa;
II – controle corretivo, visando à adoção de ações corretivas, após a detecção de erros, desperdícios ou irregularidades na gestão administrativa.
Parágrafo único: As atividades de controle, sempre que possível, deverão ser exercidas de forma concomitante aos atos controlados.
Art. 4º À Coordenadoria de Controle Interno incumbe o exercício das seguintes competências, conforme previsão do art. 80-A, da Lei Complementar nº 46/2018:
I – exercer a coordenação geral, a orientação normativa, a supervisão técnica e a realização de atividades inerentes ao controle interno;
II – avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execução dos planos, programas e orçamento da Defensoria Pública;
III – realizar inspeções e auditorias de natureza contábil, orçamentária, financeira, patrimonial e operacional e de pessoal nas unidades administrativas;
IV – fiscalizar a aplicação de quaisquer recursos repassados pela Defensoria Pública, mediante convênios, ajustes, acordos, acordos ou outro instrumento congênere;
V – emitir certificado de auditoria atestando a regularidade ou a irregularidade das prestações e tomadas de contas dos responsáveis pela guarda e aplicação de valores e bens públicos administrados pela Defensoria Pública;
VI – consolidar e analisar a prestação de contas anual da Defensoria Pública e submetê-la ao Defensor Público-Geral antes de seu envio ao Tribunal de Contas do Estado;
VII – submeter à aprovação do Defendor Público-Geral o plano anual de controle interno,que também preverá a verificação do cumprimento das metas previstas no orçamento participativo, para aprovação até o final do exercício vigente;
VIII – submeter ao Defensor Público-Geral os resultados de auditorias e inspeções realizadas no âmbito das unidades administrativas da Defensoria Pública, inclusive para o fim disposto no inciso XV do § 1º deste artigo;
IX – avaliar as normas e procedimentos administrativos, recomendando os pontos de controle necessários à segurança dos sistemas estabelecidos;
X – avaliar o nível de execução de metas, o alcance de objetivos e a adequação das ações dos gestores diretamente responsáveis
XI – avaliar o cumprimento do orçamento participativo pelos gestores da Defensoria Pública;
XII – auxiliar os gestores na gerência e nos resultados propostos, por meio de recomendações que visem aprimorar procedimentos e controles;
XIII – orientar as demais unidades na prática de atos administrativos, garantindo a conformidade com a legislação específica e normas correlatas;
XIV – apoiar o controle externo do Estado e da União, zelando pelo saneamento dos processo que devam ser submetidos ao seu exame, acompanhando o cumprimento de suas determinações e recomendações;
XV – verificar a conformidade da execução orçamentária com as regras estabelecidas na Lei Complementar Federal nº 101, de 04 de maio de 2000 – Lei de Responsabilidade Fiscal e legislações afins;
XVI – prestar assessoramento direto e imediato ao Defensor Público-Geral, nos assuntos relativos ao controle interno, especialmente no que diz respeito aos dispositivos da Lei de Responsabilidade Fiscal;
XVII – propor normas e procedimentos de auditoria e fiscalização da gestão da Defensoria Pública;
XVIII – elaborar e encaminhar, para aprovação da Defensoria Pública Geral, Instruções Normativas referentes a sua área de atuação que serão publicadas na Imprensa Oficial;
XIX – organizar e manter atualizado o Manual de Normas e Procedimento de Controle Interno, em meio documental ou em base de dados;
XX – fiscalizar a correta observância da legislação vigente, das Resoluções do Conselho Superior, das Instruções Normativas e demais normas editadas pela Defensoria Pública;
XXI – elaborar estudos e propostas de metodologia com o objetivo de avaliar e aperfeiçoar as atividades de controle interno da instituição;
XXII – efetuar análise e estudos dos casos propostos pelos órgãos de execução e unidades administrativas, visando à solução de problemas relacionados ao controle externo;
XXIII – representar ao Defensor Público-Geral a ocorrência de fatos que contenham indícios de ilegalidade ou quaisquer irregularidades na gestão orçamentária, financeira, operacional ou patrimonial para adoção das providências cabíveis;
XXIV – fiscalizar a regularidade dos trabalhos da Comissão Permanente de Licitação;
XXV – formular, propor, sugerir, acompanhar, coordenar e implementar ações para o desenvolvimento do sistema de controle interno, bem como prevenir falhas e omissões na prestação dos serviços da Defensoria Pública;
XXVI – executar outras atividades que lhe forem correlatas, ou conferidas legalmente, no âmbito de sua competência.
Art. 5º A Coordenadoria de Controle Interno, na execução das suas atividades, ao identificar ou tomar conhecimento de indícios de ilegalidade ou irregularidades na gestão orçamentária, financeira, operacional ou patrimonial, representará ao Defensor Público Geral, para a adoção das providências cabíveis.
§ 1º A Coordenadoria de Controle Interno deverá ser comunicada acerca das providências adotadas pela instituição.
§ 2º Caso a Coordenadoria de Controle Interno não seja cientificada das providências adotadas, comunicará o fato ao Defensor Público Geral para conhecimento e adoção das medidas que se fizerem necessárias.
Art. 6º. A Coordenadoria de Controle Interno, no cumprimento das suas atividades, atuará em colaboração com as demais áreas da Defensoria Pública, visando sempre que possível, contribuir para o aperfeiçoamento da:
I – gestão financeira, orçamentária e contábil, cujo objeto é o controle dos recursos e a realização das despesas, sendo realizada através do exame dos registros contábeis, da análise e interpretação dos resultados e disponibilidades econômicas-financeiras, da prestação de contas de numerários, dos relatórios de cumprimento de metas e gestão;
II – gestão patrimonial, que visa a tutela do patrimônio da instituição por meio de exame nos procedimentos de aquisição, tombamento, distribuição, estoque, contabilização, documentação e baixa dos bens patrimoniais; contratos de aquisição, alienação, prestação de serviços e execução de obras;
III – gestão de pessoal, mediante acompanhamento da estruturação de cargos e da remuneração, dos respectivos provimento e vacância, do cadastro, dos cálculos e dos registros financeiros;
IV – gestão operacional, visando a eficiência funcional da Administração, verificando o cumprimento das instruções normativas editadas pela Defensoria Pública;
V – gestão legal, visando ao fiel cumprimento das disposições constitucionais, legais e regimentais em vigor na prática dos atos de administração.
Parágrafo Único – Excluem-se do âmbito de atuação da Coordenadoria de Controle Interno as atividades finalísticas típicas dos Defensores Públicos, no cumprimento de suas atribuições constitucionais e legais, que estão sujeitas a regime próprio de controle a cargo da Corregedoria Geral da Defensoria Pública.
CAPITULO III DA ESTRUTURA E DOS PROCEDIMENTOS DA COORDENAÇÃO DE CONTROLE
INTERNO
SEÇÃO I – DA ESTRUTURA
Art. 7º A Coordenadoria de Controle Interno deverá contar com infraestrutura adequada ao desenvolvimento dos trabalhos visando contribuir para que a Administração atinja aos objetivos e as metas estabelecidas.
Art. 8º A equipe da Coordenadoria de Controle, será composta de servidores,designados pelo Defensor Público Geral, preferencialmente, capacitação profissional adequada ao desempenho de suas atribuições.
Parágrafo Único – Independentemente do número ou qualificação dos servidores que compõem a Coordenadoria de Controle Interno o Defensor Público Geral designará um deles como Coordenador de Controle Interno para coordenar as atividades.

SEÇÃO II – DOS PROCEDIMENTOS
Art. 9º Os integrantes da Coordenadoria de Controle Interno terão acesso a todas as informações, documentos e outros elementos inerentes ao exercício de suas atribuições, por força das quais deverão zelar pela guarda e integridade dos dados e informações, pela preservação do sigilo das informações acessadas, bem como pela motivação estritamente funcional para o acesso e o uso de tais elementos informativos.
§ 1º As solicitações realizadas pela Coordenadoria de Controle Interno, nos termos do § 3º do
art. 80-A da Lei Complementar 46/2018, deverão sempre ser atendidas nos prazos estabelecidos nas respectivas solicitações.
§ 2º Os gestores de todas as áreas desta Defensoria Pública deverão contribuir para o exercício das atividades da Coordenadoria de Controle Interno.
§ 3º Quando a documentação ou informação prevista neste artigo envolver assuntos de caráter reservado, como os de apuração de responsabilidades, denúncias ou representações, deverão os integrantes da Coordenadoria de Controle Interno dela guardar sigilo, utilizando-se exclusivamente para a elaboração de pareceres e relatórios destinados à autoridade competente.
§ 4º A Coordenadoria de Controle Interno poderá, dentre outras formas de obtenção de evidências, realizar entrevistas e aplicar questionários para alcançar as informações que deseja averiguar.
§ 5º A obstrução ou o retardamento de acesso às informações e documentações solicitadas pela Coordenadoria de Controle Interno deverá ser comunicada ao Defensor Público Geral para conhecimento e adoção das providências necessárias ao atendimento da solicitação proferida pela unidade de controle.
§ 6º As informações e documentos podem ser requisitados tantas vezes forme necessárias às avaliações, cabendo à Coordenadoria de Controle Interno zelar pela guarda e sigilo das informações e auxiliar para o menor impacto nas atividades ordinárias do setor requisitado.
§ 7º A Coordenadoria de Controle Interno deve exercer seu trabalho com independência, objetividade, competência e responsabilidade.
§ 8º As atividades de controle interno devem ser planejadas e executadas por amostragem, considerando-se aspectos de representatividade, relevância, risco e impacto na seleção dos atos e fatos administrativos que serão objeto de análise, bem como de oportunidade na definição do momento de execução do controle.
§ 9º Vedada a retirada, sem prévia anuência da autoridade competente, de qualquer documentação do órgão ou entidade onde atue.
Art 10 Aos integrantes da Coordenadoria de Controle Interno é vedado o exercício de qualquer atividade incompatível com suas atribuições, tais como participação em comissão de licitação, aceite e recebimento de produtos e serviços, tomadas especial de contas, sindicância e processo administrativo, incluindo a participação em comissão inerente a processos de saúde ocupacional e engenharia de segurança.
§ 1º Aos servidores integrantes da Coordenadoria de Controle Interno é vedado o desempenho de mandato classista.
CAPITULO IV DOS OBJETOS INERENTES À ATUAÇÃO DA COORDENADORIA DE CONTROLE
INTERNO
Art 11 Constituem objetos de exame realizados pela Coordenação de Controle Interno:
I – os sistemas administrativos, operacionais e de controle administrativo utilizados na gestão orçamentária, financeira, patrimonial e operacional;
II – a execução dos planos, programas, projetos e atividades que envolvam aplicação de recursos institucionais;
III – o sistema de pessoal, compreendendo ativos e inativos;
IV – os contratos firmados com entidades públicas ou privadas;
V – os convênios, acordos, termos e outros instrumentos similares;
VI – os processos de licitação, sua dispensa e de inexigibilidade;
VII – as obras, inclusive restaurações e reformas;
VIII – os instrumentos e sistemas de guarda e conservação dos bens e do patrimônio;
IX – os atos administrativos de que resultam direitos e obrigações para a Defensoria Pública;
X – os adiantamentos;
XI – a fixação e execução da despesa;
XII – a previsão de recursos e arrecadação de receitas de fundos;
XIII – a observância dos limites constitucionais e legais;
CAPITULO V DAS RESPONSABILIDADES DAS ÁREAS INTEGRANTES DA DEFENSORIA
PÚBLICA
Art. 12 As áreas integrantes da estrutura organizacional da Defensoria Pública têm as seguintes responsabilidades:
I – exercer o controle, por intermédio dos diversos níveis de chefia, visando o cumprimento dos programas, objetivos e metas estabelecidos no planejamento da Defensoria Pública, e a observância da legislação e normas que orientam suas atividades específicas;
CAPITULO VI DAS OBRIGAÇÕES DA COORDENADORIA DE CONTROLE INTERNO
Art. 13 Por ocasião de cada auditoria ou inspeção realizada nas áreas da Defensoria Pública, conforme Plano Anual de Controle Interno, deverá ser elaborado Relatório de Auditoria ou Inspeção, contemplando, se for o caso, os achados de auditoria, com identificação das irregularidades e expedição de recomendações com vistas ao aperfeiçoamento dos mecanismos de controle da atividade inspecionada. Os Relatórios deverão conter, em síntese:
I – objetivos do trabalho;
II – área auditada;
III – metodologia do trabalho;
IV – escopo do trabalho;V – achados de auditoria identificados.
Art. 14 Para além das auditorias pré-definidas no Plano Anual de Controle Interno, é possível à
Coordenadoria de Controle Interno realizar avaliações de gestão independentes.
Parágrafo Único. As avaliações independentes são específicas sobre determinado evento e são estabelecidas a critério do Controle Interno considerando a gravidade de um ato ou o proveito obtido com a medida implementada.
Art. 15 Ao final de cada exercício, deverá ser elaborado pela Coordenadoria de Controle Interno, Relatório Anual de Atividades de Controle Interno que será encaminhado ao Defensor Público Geral contendo, no mínimo, os aspectos elencados nos incisos I a V do artigo anterior, mais os seguintes:
I – situação em que se encontram as ações corretivas recomendadas nos relatórios de inspeção e auditoria do respectivo exercício ou de exercícios anteriores – pertinentes aos pontos de auditoria ou inspeção – com justificativas para aquelas ações ainda não iniciadas ou concluídas;
II – justificativas das atividades programadas e não realizadas;
III – atividades desenvolvidas e não planejadas.
Art. 16 A Coordenadoria de Controle Interno, por ocasião da Prestação de Contas Anual da
Defensoria Pública, apreciará a composição do processo de prestação de contas procedendo a devida análise das informações e documentos apresentados, informando às unidades gestoras, quaisquer desconformidade porventura observada, para fins de correção antes de envio ao Tribunal de Contas do Estado.
Art. 17 A Coordenadoria de Controle Interno deverá, em cumprimento ao disposto no parágrafo único do artigo 54 da Lei Complementar nº 101/2000, assinar o Relatório de Gestão Fiscal, em conjunto com as autoridades responsáveis.
Art. 18 O Defensor Público Geral poderá expedir normas complementares que julgar necessárias visando aperfeiçoar a estrutura do Sistema de Controle Interno e elevar os níveis de eficácia do seu funcionamento.
Art. 19 O plano anual de que trata o art. 2º, inciso VII, desta portaria, deverá ser apresentado, para aprovação, até o final do exercício vigente, conforme disposto no inciso VII. do art. 80-A da LC nº 46/2018.
Art 20 Para efeitos dessa Portaria consideram-se os seguinte termos: Sistema de Controle Interno: compreende o conjunto de métodos e processos para orientação dos trabalhos em várias áreas e de processos de auditoria interna para auxiliar a Administração de forma coordenada, integrada e harmônica, a garantir o alcance de seus objetivos e metas, em conformidade com os preceitos de legalidade e de legitimidade, assim como para avaliar os resultados da gestão contábil, financeira, orçamentária, operacional, operacional e patrimonial quanto à economicidade, eficiência, eficácia e efetividade.
Atividades de controle: atividades desenvolvidas pela unidade de controle interno que consistem em políticas e procedimentos adotados para atuar sobre riscos de maneira a contribuir para que os objetivos de uma organização sejam alcançados dentro de padrões estabelecidos.
Achado: qualquer fato significativo, digno de relato pela controle interno, constituído por quatro atributos essenciais: situação encontrada, critério, causa e efeito. Decorre da comparação da situação encontrada com o critério e deve ser devidamente comprovado por evidências.
Amostra: parte do universo selecionado para análise.
Avaliação de risco: processo global representado pelo conjunto de métodos e técnicas que possibilitam a identificação, a análise e a avaliação de riscos que possam afetar organizações, programas e atividades. Envolve a identificação das fontes de risco, dos eventos e de sua probabilidade de ocorrência, de suas causas e suas consequências potenciais, das áreas de impacto, das circunstâncias envolvidas, inclusive aquelas relativas a cenários alternativos.
Causa do achado: razão ou explicação para a situação encontrada ou o fato ou fatores responsáveis pela diferença entre essa e o critério de auditoria. A causa é o elemento sobre o qual incidirão as ações corretivas que serão propostas.
Critérios de seleção de amostra: critérios utilizados para selecionar uma amostra de documentos a serem examinados, considerando a sua representatividade, relevância, risco e impacto dentro do universo em análise.
Efeitos do Achado: consequências para o órgão ou entidade, o erário ou para a sociedade, resultantes da discrepância entre a situação encontrada e o critério. Os efeitos do achado indicam a sua gravidade, ou ainda, eventuais benefícios no caso de achados ou constatações positivas. Subdividem-se em duas classes: os efeitos reais, ou seja, aqueles efetivamente verificados, e os efeitos potenciais (riscos), aqueles que podem ou não se concretizar.
Escopo: delimitação estabelecida para atender os objetivos do trabalho.
Evidência: qualquer informação utilizada para comprovar que o objeto está ou não em conformidade com os critérios aplicáveis. A evidência pode tomar várias formas, tais como registros de transações em papel ou meio eletrônico, comunicações externas escritas ou em meio eletrônico, observações feitas e testemunho oral e escrito.
Exame documental: técnica que consiste na análise de documentos relacionados ao objeto da ação de controle em busca de dados ou informações que poderão servir de subsídio ao planejamento do trabalho ou como evidências dos achados/constatações. Deverá ser observado se as transações realizadas estão devidamente documentadas, se a documentação que suporta a operação é idônea, se a transação e a documentação suporte forma aprovadas por pessoas responsáveis e se a operação realizada é adequada em função das atividades do órgão ou entidade.
Impropriedade: falta de natureza formal que não acarrete dano, porém demonstre que não foram atendidos os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
Indícios: discordância entre a situação encontrada e o critério que ainda não foi devidamente investigado nem está suficientemente suportado por evidências a ponto de caracterizar-se como achado ou constatação. Um conjunto robusto de indícios que permitem a formação de juízo sobre uma questão pode ser admitido, em determinadas circunstâncias e com a devida cautela, como meio de prova indireta.
Irregularidade: o não cumprimento voluntário de qualquer requisito legal, como a constatação de desfalque, alcance, desvio de bens ou outra desconformidade que derive em prejuízo calculável.
Limitações: dificuldades impostas durante os exames impossibilitando a realização dos trabalhos conforme o seu planejamento.
Materialidade: refere-se à representatividade dos valores ou do volume de recursos envolvidos.
Metodologia: reunião de métodos; processo organizado de pesquisa, de investigação, passo a passo seguido para a obtenção de resultados.
Oportunidade: ocasião favorável; conjuntura e a conveniência temporal e espacial.
Papel de trabalho: compreende todos os documentos e anotações preparados, em qualquer meio, com informações e provas elaboradas ou obtidos, que registram as evidências dos trabalhos executados e fundamentam os achados.
Plano Anual de Controle Interno: documento elaborado pela unidade de controle interno no qual será consignado o planejamento das atividades a serem desenvolvidas no exercício.
Recomendação: sugestões de medidas a serem implementadas, no intuito de aperfeiçoar os mecanismos de controle da atividade inspecionada.
Relatório Anual de Controle Interno: consiste na apresentação, por parte da unidade de controle interno, de relato das atividades executadas, em função das ações planejadas constantes do Plano Anual de Controle Interno, bem como de outras ações não planejadas, mas que exigiram atuação da unidade de controle interno.
Requisição: documento assinado pelo coordenador de controle interno destinado ao dirigente ou representante do setor, para requisitar documentos, informações e ou esclarecimentos necessários à execução do trabalho, com a fixação de prazo para atendimento.
Risco: é a possibilidade de ocorrência de eventos indesejáveis, tais como erros, falhas, fraudes, desperdícios ou descumprimento de metas ou de objetivos estabelecidos.
Art. 21. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação

Gabinete do Defensor Público Geral, em 02 de agosto de 2019.

RAFSON SARAIVA XIMENES

Defensor Público Geral

*Republicada por sair com incorreçõe